I-Share - Informativa Trattamento Dati Personali

Premessa

Leasys S.p.A. (di seguito “Leasys” e/o il “Titolare”) assicura che il trattamento dei dati personali (di seguito i “Dati personali” e/o per brevità i “Dati” e/o) raccolti avverrà nel pieno rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei Dati personali, ed in particolare del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) e del D.Lgs 196/03, novellato dal D. Lgs. 101/2018 (di seguito “Codice Privacy”), (GDPR e Codice Privacy di seguito definiti “Normativa Privacy”) ed informa che i Dati forniti dall’utente, come di seguito definito, in relazione al servizio I-SHARE (di seguito il “Servizio”) verranno trattati in conformità con la Normativa Privacy per le finalità di seguito riportate al successivo punto 3).

La presente informativa (di seguito “Informativa”) è relativa esclusivamente al trattamento dei Dati dell'utente (di seguito “Utente” e/o “Utenti”), intendendosi come tale colui che, previa registrazione, utilizza la piattaforma informatica per accedere al servizio I-SHARE, o altrimenti ottenuti per effetto dell'utilizzo della relativa applicazione (di seguito “Applicazione” e/o per brevità “App”).

I termini definiti con la lettera iniziale maiuscola hanno il medesimo significato delle definizioni riportate nel documento “Termini e Condizioni di utilizzo del servizio I-SHARE”, la cui presa visione è condizione essenziale per l’accesso al Servizio.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Leasys S.p.A., con sede in Torino - Corso Orbassano n. 367.

2. Tipologia di Dati trattati

2.1 Dati forniti volontariamente dall’utente

Previa lettura dell’Informativa, l’Utente ha la facoltà di rilasciare sull’App i suoi Dati personali per accedere al Servizio offerto dall’App.

I Dati personali verranno trattati solo in caso di attivazione del Servizio.

I trattamenti avverranno sempre:

1. nel pieno rispetto della normativa esistente, sulla base delle informazioni fornite ed in modo equo e trasparente;

2. raccogliendo un numero di Dati minimo e comunque raccogliendo solo i Dati necessari per le prestazioni oggetto del Servizio richiesto;

3. in modo preciso ed aggiornato;

4. conservando i Dati unicamente per il tempo necessario per il Servizio.

 2.2) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dell’App acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con Dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli Utenti. In questa categoria di Dati rientrano gli indirizzi IP, tipo di browser, sistema operativo, nome di dominio e indirizzi di siti Web dai quali è stato effettuato l'accesso o l’uscita, informazioni sulle pagine visitate dagli Utenti all'interno del sito, orario d’accesso, permanenza sulla singola pagina, analisi di percorso interno ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente. Tali Dati di carattere tecnico/informatico sono raccolti ed utilizzati in maniera aggregata e anonima al solo scopo di:

1. migliorare la qualità del servizio ed ottimizzare la funzionalità dell’App;

2. capire i comportamenti dell’utenza al fine di migliorare la comunicazione online;

3. predisporre informazioni statistiche concernenti l’uso dell’App.

Questi Dati possono essere, inoltre, utilizzati:

a. per adempiere a prescrizioni dettate da normative nazionali e comunitarie, nonché a disposizioni impartite da Organi di Vigilanza e Controllo, anche in relazione agli obblighi di monitoraggio di rischi operativi e creditizi a livello di Gruppo Bancario, nonché

b. per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito e per accertamenti in caso di eventuali contenziosi.

Il conferimento dei Dati sopra descritti è necessario per la prestazione del Servizio richiesto nell’ambito dell’App, ed un eventuale rifiuto a fornirli comporta l’impossibilità di svolgere le attività connesse al Servizio medesimo.

I Dati forniti verranno trattati per il tempo necessario per svolgere le operazioni qui descritte.

3. Finalità del Trattamento

I Dati personali saranno raccolti esclusivamente in caso di richiesta del Servizio offerto nell’ambito dell’App e saranno trattati per

a) finalità di registrazione e accesso all’Area riservata del sito: I Dati personali forniti volontariamente dall’Utente saranno trattati al fine di gestire l’iscrizione, la registrazione ed il successivo riconoscimento dell'Utente durante la fase di login per facilitare l’accesso al Servizio;

b) finalità connesse al Servizio: i Dati forniti volontariamente dall’Utente nell’ambito della compilazione per la relativa iscrizione saranno trattati unicamente per consentire all’Utente la fruizione del Servizio.

Il conferimento dei Dati richiesti per le finalità di cui ai presenti punti è necessario per la conclusione del contratto e per la fruizione del Servizio.

I Dati forniti potranno essere utilizzati anche per finalità amministrative e gestionali interne, quali attività di reporting, controllo e/o audit interno, di studio per la definizione di nuovi prodotti, per la gestione di reclami e sinistri, nonché per attività di miglioramento del Servizio.

I trattamenti finalizzati alla gestione della flotta e manutenzione non richiedono il consenso dell’Utente in quanto basati sul legittimo interesse del Titolare.

I Dati forniti verranno trattati fino al termine del contratto e, in ogni caso, fino a dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (ai sensi dell’art. 2220 c.c.).

c) Geolocalizzazione

L’APP offre delle funzionalità che possono comportare l’acquisizione di Dati relativi alla posizione geografica (GPS, WiFI, rete GSM). Il trattamento di questi Dati permette all’Utente, ad esempio, di utilizzare il servizio di localizzazione del veicolo, necessario per rilevare la posizione del veicolo al momento della prenotazione e presa in consegna.

I Dati possono essere raccolti quando l’APP è attiva e l’Utente ha attivato l’utilizzo dei servizi di geolocalizzazione del veicolo in fase di prenotazione. In ogni momento i servizi di geolocalizzazione possono essere disattivati accedendo all’apposita sezione dei permessi alla localizzazione del sistema operativo del dispositivo dell’Utente.

Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al presente punto è necessario per la conclusione del contratto e per la fruizione dei servizi di prenotazione dell’auto.

Leasys non effettua alcun trattamento su tali dati, salvo inoltrarli al gestore del servizio installato sul dispositivo: i Dati di geolocalizzazione vengono utilizzati al fine di rilevare la posizione del Veicolo al momento della presa del Veicolo medesimo.

A seconda del soggetto che utilizza il Veicolo, il trattamento di tale dato avviene in modi diversi:

• per il Fleet Manager, soggetto deputato a svolgere le attività di gestione dei Veicoli, al fine di supportare le prenotazioni da parte degli Utenti e di analizzarne i relativi utilizzi, ad eccezione del momento in cui il Veicolo viene utilizzato dagli Utenti veri e propri;

• per l’effettivo utilizzatore del veicolo, al fine di visualizzare la posizione del Veicolo nel momento della relativa prenotazione e limitatamente al momento del pick up del Veicolo medesimo.

I Dati relativi alla geolocalizzazione saranno conservati per un anno dalla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione connesse a specifiche richieste investigative dell’Autorità Giudiziaria o della Polizia Giudiziaria.

Al termine per periodo di conservazione, le rilevazioni saranno automaticamente cancellate anche mediante sovra-registrazione, con modalità da rendere non riutilizzabili i Dati.

4) Destinatari dei dati personali

Per le diverse finalità fin qui descritte, i Dati personali dell’Utente sempre nel rispetto dei diritti e delle garanzie previste dalla normativa vigente potranno essere comunicati a:

• dipendenti e consulenti di Leasys, nell’ambito delle loro mansioni lavorative, che agiscono in qualità di soggetti autorizzati al trattamento ed in tal senso istruiti dal Titolare;

• società dei gruppi Leasys, Stellantis e Crédit Agricole, o comunque società controllate o collegate;

• a soggetti che svolgono servizi finanziari, assicurativi con cui il Titolare collabora per finalità strettamente connesse all’esecuzione del servizio di registrazione al Sito. Pertanto, tramite Leasys, l’Utente potrà vedere i suoi Dati comunicati a soggetti sopra indicati, i quali tratteranno i Dati in qualità di Titolari autonomi del trattamento al solo fine di eseguire il Servizio richiesto;

• soggetti che effettuano servizi di acquisizione, lavorazione ed elaborazione Dati necessari per l’esecuzione del contratto;

• soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo del Titolare e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica);

• soggetti che svolgono attività di archiviazione della documentazione e data entry;

• soggetti che svolgono attività di assistenza alla clientela (es.: call center, servizi clienti, etc.);

• soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare anche nell’interesse della clientela.

I dati relativi alla geolocalizzazione potranno essere comunicati a terze parti che svolgono attività di supporto relative all’erogazione del Servizio e per finalità di archiviazione.

5) Modalità di trattamento

Il trattamento dei Dati per ciascuna delle finalità di cui sopra potrà avvenire con modalità automatizzate e telematiche, e, in particolare, a mezzo posta ordinaria od elettronica, telefono (tramite chiamate anche automatizzate, SMS, MMS etc.), telefax e qualsiasi altro canale informatico (es. siti web, mobile app) e con modalità cartacea, per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e, comunque, con l’adozione di specifiche misure di sicurezza atte a evitare qualsiasi violazione dei Dati, quali la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

6) Tempo di conservazione dei dati

Come regola generale, Leasys conserva i Dati presso la società soltanto per il tempo necessario per conseguire le finalità in precedenza elencate nel rispetto del principio di proporzionalità e necessità previsti dalla Normativa Privacy.

Una volta trascorsi i termini di conservazione, Leasys provvederà alla cancellazione o alla trasformazione in forma anonima dei Dati.

9) Responsabile della protezione dei Dati

Per ogni contatto diretto - formale ed urgente, diverso dall’esercizio dei diritti previsti dal paragrafo 7) – l’Utente potrà contattare il Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo email: leasys-italia-dataprotectionofficer@fcagroup.com, oltre che tramite gli ulteriori canali di contatto previsti dal successivo Paragrafo 10) della presente Informativa.

10) Diritti esercitabili

In relazione ai trattamenti dei Dati sopra elencati l’Utente potrà richiedere:

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati personali che lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai Dati personali, nonché l’origine di tali Dati, le finalità, le modalità del trattamento e le logiche applicate in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

• l’aggiornamento, l’integrazione, la rettifica, la cancellazione nei limiti consentiti dai termini di legge o la trasformazione in forma anonima dei Dati personali che lo riguardano;

• di limitare o di opporsi al trattamento dei Dati personali che lo riguardano;

• di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i Dati personali che lo riguardano o la trasmissione degli stessi ad altro titolare del trattamento (cd. diritto alla portabilità);

• l’attestazione che le operazioni richieste siano state portate a conoscenza di coloro ai quali i Dati sono stati comunicati o diffusi.

Avrà inoltre facoltà di esercitare i tuoi diritti contattando il Customer Care di Leasys ai seguenti recapiti:

• Telefono: 800 33 44 22;

• Email: dataprotection-italia@leasys.com;

• Posta tradizionale: Leasys S.p.A., C.so Orbassano n. 367 - 10137 Torino.

Il Titolare del trattamento fornisce riscontro alle richieste entro 30 (trenta) giorni dal loro ricevimento salvo proroga di 60 (sessanta) giorni tenuto conto della loro complessità e del loro numero; decorsi i termini sopra indicati l’Utente avrà diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali nelle forme e nei modi previsti dalla legislazione vigente.

11) Trasferimento dei dati fuori dallo spazio economico europeo

I Dati dell’Utente non verranno da Leasys trasferiti ad un Paese terzo extra UE o a un’organizzazione internazionale, se non in casi eccezionali e strettamente necessari. Se necessario, per ragioni di natura tecnica od operativa gli stessi Dati potranno essere trattati in Paesi al di fuori dell’Unione Europea, a condizione che sia garantito un livello di protezione adeguato, per cui esista apposita decisione di adeguatezza della Commissione Europea. Eventuali trasferimenti dei tuoi Dati personali verso Paesi non UE, in assenza di decisione di adeguatezza della Commissione europea, saranno possibili solo qualora siano fornite dai Titolari e Responsabili coinvolti garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia, fra cui clausole contrattuali tipo di protezione dei Dati. Il trasferimento dei Dati verso Paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea, in mancanza di una decisione di adeguatezza o di altre misure adeguate come sopra descritte, sarà effettuato solo ove strettamente necessario e nei casi previsti dal GDPR e sarà trattato nell’interesse dell’Utente.

12) Aggiornamenti della presente Informativa

La presente Informativa in caso di cambiamento o per effetto di eventuali aggiornamenti o modifiche è fornita attraverso comunicazioni periodiche o può essere trovata sull’App nell'apposita sezione dedicata alla protezione dei Dati personali e a richiesta dell’Utente.